Cualquier compañía que emprende un proceso de transformación digital es plenamente consciente de la gran inversión que debe llevarse a cabo en diversos ámbitos, como en consultoría o software. Pero, con frecuencia, se pasa por alto la importancia de la formación en las propias herramientas informáticas necesarias para emprender dichos proyectos, y que debe ser extensiva para toda la plantilla.

Esto puede conducirnos a un estrepitoso fracaso ya que, si los colaboradores se ven incapaces de adoptarlas por falta de un entrenamiento adecuado, se generará un rechazo, y nunca se alcanzará el rendimiento ni, por tanto, el retorno esperado. Un ejemplo podrían ser las aplicaciones CRM, que en vez de convertirse en herramientas de fidelización o de analítica predictiva, terminan empleándose como una simple base de datos.

Así pues, el diseño de una estrategia de formación motivadora para el manejo de las nuevas herramientas será de vital importancia, y planteará nuevos retos a las organizaciones..

Estos son algunos consejos útiles a la hora de sortear las principales complicaciones y reducir hasta la mitad la curva de aprendizaje, y así cumplir con éxito la digitalización de un negocio:

• La clave no está en realizar una gran inversión, sino en utilizar la metodología formativa adecuada. Esta pasa inevitablemente por la formación online, por las siguientes razones: conseguir llevarla a todos los usuarios sin importar la franja horaria, reducir los costes y complementar eficientemente los programas de formación personalizada.
• El método más efectivo e innovador para impartir esta formación es hacerlo a través de simuladores. Estos sistemas generan entornos de entrenamiento, que permiten al usuario entender los nuevos flujos operativos y proporcionan feedback inmediato acerca del desempeño del alumno. La implantación de este método tiene una ventaja adicional, y es que se torna mucho más sencillo recopilar datos objetivos sobre el impacto del aprendizaje.
• Los objetivos del aprendizaje deben ser concisos y los empleados necesitan saber cuáles son. Solo así podrán cumplir con lo que se espera de cada uno de ellos. Por lo tanto, los objetivos deberán adaptarse a la función que desempeña cada persona dentro de la organización.
• Como hemos destacado en otras ocasiones, la práctica y la teoría deben ir siempre de la mano. Para asegurarnos de que la formación está siendo efectiva, lo mejor es seguir los siguientes tres pasos: primero, entender; segundo, practicar; y tercero, medir. El alumno debe entender las nuevas funcionalidades que aporta la herramienta, luego debe practicar repetidamente hasta interiorizar el aprendizaje. Finalmente, debe conocer si su aprendizaje ha alcanzado el nivel requerido.
• Tener en cuenta los aspectos relativos a la seguridad es imprescindible en la formación de una nueva herramienta. Debemos prestar especial atención a los procesos que implican la transmisión de información sensible, así como aquellos que puedan verse afectados por problemas de ciberseguridad, formando a la plantilla para minimizar los riesgos.
• Por último, es necesario diseñar procesos que consigan mantener la atención y, sobre todo, motivar a los empleados. No podemos asumir que toda la plantilla abrazará el cambio con la misma facilidad, pero –como parte de una estrategia de formación sólida– podemos confiar en las técnicas de “gamificación” y crear recompensas relacionadas con el progreso para fomentarlo.

Por tanto, al igual que la velocidad sin control no sirve de nada, cuando se pretende afrontar un cambio de procesos y aplicaciones en las organizaciones hay que tener en mente a las personas, y dotarlas del apoyo necesario para llevarlo a cabo.