Aunque hace unos años la digitalización de la formación era algo muy novedoso, por suerte hoy no nos llama la atención porque la hemos integrado de manera natural en nuestro día a día. En España la digitalización no es tan frecuente como creemos, pero su crecimiento es imparable. Como decía el sultán Mahomet, el conquistador de Constantinopla: “Es inútil resistirse”.
En 2021, un estudio publicado en Think Digital Report revelaba que el 58% de las empresas españolas no habían iniciado todavía el proceso de migración digital. Sorprendente, ¿verdad?
¿Por qué puede ser esto?
Principalmente, por desconocimiento. A menudo, aquellos que no han abierto sus puertas a la formación digital no lo han hecho porque piensan que van a tener que realizar una inversión fuerte. Otras veces es simple dejadez. Nadie se ha quejado de los procesos tradicionales y siempre parece más cómodo dejar las cosas como están que emprender un cambio.
También puede ocurrir que el desconocimiento nos lleve a pensar que nos vamos a meter en un jardín tecnológico del que no vamos a saber salir.
Sea como fuere, la incertidumbre es una de las mayores barreras. Al fin y al cabo, digitalizar la formación supone migrar los procesos y operaciones de un soporte físico a otro virtual. ¡Por supuesto que impone! Y, para colmo, la empresa debe asumir la adquisición y actualización constante de conocimientos y habilidades. Sin embargo, la transformación digital hace tiempo que dejó de ser incierta. Ahora mismo, ya no es opcional. Es imperativa.
Inevitable y deseable
El primer pensamiento que debemos desterrar es que la digitalización de la formación pueda obligarnos a desterrar la formación presencial, ya que no es cierto.
La formación presencial sigue siendo recomendable para ciertos contenidos y situaciones donde sus resultados son irrebatibles.
Sin embargo, en un modelo de empresa con equipos de trabajo deslocalizados, con el teletrabajo implementado por completo o bien con una flexibilidad de horarios y jornadas, la teleformación es la opción correcta.
Si tenemos en cuenta las ventajas de la formación digital, aún veremos más claro que no hay discusión posible: la teleformación permite tener una accesibilidad total independientemente del calendario o la distancia física, vincula a trabajadores dispersos entre sí a la misma actividad, se adapta a las circunstancias de cada alumnos, ofrece una gran cantidad y variedad de recursos, permite actualizar contenidos de manera sencilla, nos da la posibilidad de evaluar y monitorizar la actividad formativa… y todo ello sin mencionar el ahorro de costes asociado a todas estas ventajas. La verdad es que en esta entrada no tenemos espacio para poder detallar todos los beneficios que aporta la teleformación.
Más que una plataforma LMS
La base fundamental de la formación digital son las plataformas de formación online, conocidas como Learning Management System, con las siglas LMS. Desde estas plataformas pueden gestionarse tanto la actividad pedagógica, es decir, los contenidos de aprendizaje y todos los recursos asociados a ellos, como la administración de dicha actividad, esto es, registros e informes, el mantenimiento de los contenidos y recursos, estadísticas…
Existen diferentes plataformas en el mercado que podemos utilizar, aunque también podemos desarrollar una a medida.
Otra opción puede ser instalar un software específico o bien obtener servicios en la nube mediante un acuerdo de pago por uso.
Al margen de las plataformas, también debemos destacar los recursos digitales que pueden apoyar, aunque sea de manera indirecta, la actividad formativa. Muchos de estos recursos pueden no haber sido diseñados específicamente para desempeñar tareas formativas, pero con ellos podemos crear sinergias muy interesantes.
Un grupo de estos recursos de apoyo está formado por software de gestión de personal. Estas aplicaciones pueden ser fundamentales para monitorizar la formación y realizar seguimientos.
Las herramientas de gestión que tengamos ya incorporadas en la organización pueden ser muy interesantes a la hora de explorar y localizar documentos concretos, para crear trabajos y documentos de forma colaborativa y, por supuesto, para generar informes.
También resulta esencial el correo electrónico, presente en todas las empresas, no solo ya como herramienta de comunicación, sino que, si lo potenciamos con software específico, como Slack o HelpScout, podemos también facilitar la comunicación entre equipos de trabajo. Otra herramienta muy accesible que nos puede servir para esto mismo es el propio WhatsApp.
Emprendiendo el camino
Después de todo esto, sin duda te preguntarás, ¿pero merece la pena emprender este camino?
¡Desde luego que sí! Y te lo puedo asegurar desde mi experiencia de años con decenas de empresas con las que he colaborado.
Además, te aliviará saber que no hay que empezar a lo grande, ni mucho menos. Si queremos ser prudentes, podemos empezar con una prueba piloto en un proyecto concreto de formación. También podemos restringirnos a un grupo concreto al que se lo comunicaremos respetando siempre las diferentes sensibilidades y transmitiéndoles las ventajas y los beneficios que van a obtener con la prueba.
Por supuesto, tendremos en cuenta los datos de participación, el logro de los objetivos del aprendizaje y la percepción de los propios participantes para evaluar el resultado de la experiencia.
Con todos estos datos, podremos tomar decisiones correctas acerca de los cambios que debemos introducir, ya que estos cambios pueden ser de menor importancia o pueden implicar un cambio de estrategia por nuestra parte.
¿Dónde queda el formador?
Después de todo lo visto, seguro que se nos viene otra pregunta a la cabeza: ¿qué hay de la digitalización del formador?
Existen ciertas diferencias entre el formador tradicional y el formador digital. Por ejemplo, el formador digital se apoya más en la
generación de contenidos y el diseño de procesos de aprendizaje, pero comparte con el formador tradicional las destrezas como comunicador, ya que tiene que realizar ciertas tareas como tutorizar en directo, impartir webinars, o mantener en activo los chats internos. También tienen en común la empatía y la capacidad de adaptación.
Precisamente, esta capacidad de adaptación es la que le permite pasar de planteamientos tradicionales a otros más tecnológicos de manera eficaz.
Y, por supuesto, la pandemia también tuvo que ver en esta transición, ya que dio a los formadores el empujón que necesitaba para cambiar de planteamiento y empezar a exprimir las aplicaciones, recursos y plataformas educativas disponibles.
Si bien es cierto que hace unos años la formación digital era la excepción, con el tiempo, las empresas que la desarrollaron se fueron convirtiendo en un referente para el resto de compañías.
Por suerte, las cosas han cambiado y hoy el foco no está precisamente en diferenciarnos o destacar en el sector. El foco está dentro. Y la última palabra la tiene el trabajador.
Hemos ayudado a cientos de empresas a emprender con éxito el camino de la digitalización de su formación. Estamos a tu disposición para darte un asesoramiento de calidad. Contacta conmigo en hola@practikalia.com
Martín Tébar
Socio