A nadie sorprende la enorme inversión de tiempo y dinero que destinan las empresas a crear nuevos productos o líneas de negocio. Detrás de un lanzamiento hay, efectivamente, mucho esfuerzo en diseño, testeo, prototipado… ¿No debería dedicarse, como mínimo, la misma energía a configurar el equipo de personas que habrán de responsabilizarse de que el plan de negocio llegue a buen puerto?
Alguien tiene que hacer el trabajo, eso está claro, y no vale cualquiera. De todos modos, no es tan importante el “quién”; no tanto, al menos, como que el conjunto de funciones, capacidades y recursos necesarios estén bien definidos.

A medida que van creciendo, las empresas crean puestos y los ponen en marcha con el fin de cumplir sus objetivos estratégicos y de negocio. ¿Quién demanda estos puestos? Todo el mundo en la organización. Hay que hacer más y hay que hacerlo más rápido. Ahora, ¿quién los diseña? Normalmente, nadie. No es raro que se deje al azar o al buen hacer de los individuos: el concepto de Job Design todavía es una rareza. Y es aquí donde surge el auténtico peligro. 

Los errores en el diseño del puesto de trabajo son fuente no sólo de quebranto económico para la empresa, sino también de desmotivación para la persona que lo ocupa. Esta baja motivación del responsable se traduce en una baja productividad, y acaba salpicando a las personas que dependen de él, es decir: a todo el equipo.

Para diseñar un puesto hay que tener en cuenta muchos factores. Hoy, sin embargo, me voy a limitar a señalar los errores más extendidos en este campo; los que me he encontrado con más frecuencia a lo largo de los años que llevo dando servicio a empresas grandes y pequeñas. Y adelanto que son errores que suelen conducir al desastre.

Error 1: el puesto desadaptado

A menudo, cuando se detecta la necesidad de un nuevo puesto en la empresa, se vuelca mucho esfuerzo en definir las funciones, el hueco que ese puesto habrá de llenar, pero se descuida el perfil de quien ha de ocuparlo. ¿Qué tipo de profesional, y de persona, es el más adecuado para el puesto en cuestión? Si no se plantea esa pregunta, o si se responde con evasivas del tipo: “es lo de menos” o “ya se irá viendo”, se anticipa el desastre. La persona es la pieza más importante del puesto: el puesto no es nada sin un profesional capaz de desempeñarlo.
Y es que, del mismo modo que nadie puede saltar 6 metros sin una pértiga, a menudo las propias limitaciones no permiten a la persona designada desempeñar el puesto como se espera de ella: conocimientos insuficientes, falta de la experiencia, aptitudes inadecuadas para la tarea, etc., conducen a que el profesional se salte los plazos, cometa errores graves, evite tomar decisiones… 
En definitiva, un puesto desadaptado es un empleado sobrepasado y, por tanto, ineficiente. Es el momento de considerar algunas alternativas: rediseñar el puesto, duplicarlo o fragmentarlo son algunas opciones que se pueden valorar.

Error 2: el puesto tímido

Otras veces, se coloca a un profesional muy cualificado en un puesto, con una responsabilidad y un desempeño, muy por debajo de su capacidad. Sucede a menudo cuando se está tanteando la creación de un nuevo puesto, pero todavía no está muy claro el alcance o las funciones del mismo, ni quién habrá de supervisarlo.
Un puesto debe retar a la persona que lo va a desempeñar. Conviene que obligue al responsable a estirarse cada día para alcanzar el nivel de cumplimiento esperado. De este modo se activa su potencial, lo que le permite desarrollarse plenamente y realizarse en el proceso.

Error 3: el puesto fantasma

Las organizaciones grandes están repletas de estos puestos fantasma. En la Administración, podríamos hablar casi de una epidemia de puestos fantasma.
Se trata de puestos en los que la balanza entre responsabilidad e influencia está claramente descompensada: puestos de poder, con escasas obligaciones. La tentación de ejercer la influencia y el poder que implica el puesto es enorme, prácticamente irresistible, pero no se puede esperar mucho más de quien está en ese puesto. Por eso conviene reducir al mínimo imprescindible este tipo de puestos y tener siempre presente que nadie debería ocuparlos durante más de dos o tres años. Después, el responsable asignado debería pasar a ocupar un puesto de línea normal y corriente, con unas responsabilidades claras y visibles. De ese modo, se reduce mucho el impacto negativo del puesto fantasma.

Error 4: el puesto comodín

El puesto comodín, el “sirvo para todo”, es ese puesto tan indefinido que obliga a quien lo desempeña a diversificarse, a fraccionarse en mil pedazos. A veces se orientan a objetivos de diferentes áreas e incluso responden a distintos jefes, dependiendo de las necesidades de cada momento. Las personas que ocupan puestos comodín tienden a estar perpetuamente atareadas, pero sus resultados son pobres y deficientes.
Este tipo de puestos se reproducen cuando las empresas se encuentran en rápido crecimiento o en periodos de reestructuración. Quiero destacar que no se trata de erradicar los puestos comodín, de gran utilidad en determinadas situaciones, sino de evitar que se perpetúen en el tiempo. La inercia provocada por la comodidad, el miedo al cambio o la falta de perspectiva, pueden convertir un puesto comodín en un puesto permanente, y eso sí acaba dañando a las empresas tanto como cualquier otro de los puestos tóxicos que estamos repasando.

Error 5: el puesto exterminador

Por último, quiero señalar un error que se comete en todo tipo de empresas, en todo tipo de situaciones, a la hora de diseñar un nuevo puesto. Consiste en sobredimensionarlo tanto, en todos los sentidos, que no es realista suponer que una persona pueda llevarlo a cabo con un mínimo de eficacia.
Una de las señales más claras de que nos encontramos ante un puesto exterminador es el chorreo de personas que se van quemando según pasan por él, por muy capaces y profesionales que se las considere. Es cierto que a veces surgen superdotados que pueden, mal que bien, arreglárselas en puestos como este, pero son excepciones, anomalías que, además, no tardarán en buscar un puesto que les permita bajar un poco las revoluciones. Los puestos de trabajo, por muy complejos y exigentes que sean, deben concebirse para que los desempeñen seres humanos, no máquinas.

¿Has identificado alguno de estos puestos en tu entorno inmediato? ¿Tiene tu propio puesto algún rasgo de los que he mencionado? Si es así, ponte en guardia, porque son fuente segura de problemas.

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